Kiadó iroda keresés előtt és után: iroda tervezés 7 lépésben

Ha megreformálnád az irodát vagy új helyre költöztetnéd a csapatot, még a kiadó iroda keresés előtt érdemes elolvasnod az alábbi cikket. Ha követed az itt leírt tippeket és tanácsokat, jó néhány költséges bakit kerülhetsz el. Tudni fogod miképp vidd végig az iroda tervezés projektet olyan egyszerűen, amennyire csak lehetséges.

Hogyan segít majd ez a lista?

Nem könnyű megfogni, hogyan kezdjünk hozzá az új iroda tervezéséhez, de ne aggódj, kéznél van a segítség. Ez a hasznos lista hasznodra válik, lépésről lépésre vezet:

• segít abban, hogy hatékonyabb és sikeresebb irodát hozz létre
• segít abban, hogy biztos ne felejts el semmi fontosat
• segít megelőzni, hogy komoly hibákat véts

1. LÉPÉS: MIELŐTT AZ IRODA TERVEZÉSI SZAKASZ ELKEZDŐDIK

Előzetes megfigyelés

Mielőtt az új iroda kialakítására gondolsz, vizsgáld meg, hogyan működnek a jelenlegi aktuális tereitek: figyeld meg, hogy jelenleg hogyan működik és jól működik-e az iroda! Készíts jegyzetet erről!

Hogy van kihasználva jelenleg a tér? Mennyi időt töltenek a dolgozók az asztaluknál és a tárgyalókban? Milyen gyakran használják a közösségi tereket, a konyhát? Van akinek nagyobb a térigénye, míg mások kevesebb teret vesznek igénybe mint gondolnánk, hogy szükség lenne rá?

Annak megfigyelése, hogy hogyan használják a teret a kollégák, az alábbi előnyökkel jár:

• hosszú távon pénzt takarítasz meg, mert csak annyi helyet fogsz használni, amennyire szükség van
• rá fogsz jönni, hogy vannak terek, amielyek nincsenek kihasználva – ez megkérdőjelezi létjogosultságukat

Dolgozók véleményeinek, meglátásainak felmérése

Csinálj egy online felmérést: kérdezd ki a munkatársakat – mindenkit – mit gondolnak a jelenlegi iroda elrendezésről és berendezésről. Mit szeretnek benne? Min javítanának? Akadályozza-e bármi a tevékenységüket, vagy azt hogy a feladatra koncentráljanak? Milyen változás lenne szükséges ahhoz hogy hatékonyabban menjen a munka?

A felmérés által:

• az új térrendezés és dizájn a visszajelzéseken és bizonyítékokon alapul majd, nem egy személy szubjektív látásmódján
• a kollégák elégedettek lesznek az új irodával mert megtalálják benne saját ötleteiket, javaslataikat

2. LÉPÉS: EGY TARTALMAS TERVEZET KÉSZÍTÉSE

Egy jól megírt tervezet az egyik leghasznosabb dokumentum a projektedben. Az alábbi tételeket kell tartalmaznia:

• a vízió az új irodáról
• célok és üzleti szükségletek
• a márka értékei ( marketing csoport)
• visszajelzés a vezetőségtől

Készíts tervezetet a jövőre:

Becslés a munkahelyek számának növekedésére

Figyeld meg hogy néz ki most az iroda és tervezd meg, hogyan növekedhet a jövőben. Egyes csoportoknak több térre lesz szüksége a jövőben? Vagy épp kevesebbre?

• Készíts interjúkat, amelyekből kiderül, melyik csoport miben szűkölködik
• bővíthető tervet készíts, ami igazodik a cég fejlődéséhez
• figyeld meg a munkafolyamatokat, hogy biztosítva legyenek az új elrendezésnél és illeszkedjenek a cég működésébe

Technológiai kívánalmak

Dolgozd ki az IT csapattal milyen új technológiára lesz szükség az új felállásban a kollégák teljes támogatásához. Gondolok itt számítógépekre, laptopra, nyomtatók, audiovizuális eszközökre, rádióhálózatok, audio- vagy videó konferenciához szükséges vezetékek, eszközök kiépítésére.

Sokkal könnyebb az átalakításkor beépíteni a megfelelő kiállásokat mint utólag, a projekt befejeztekor igazodni a meglévőkhöz.

A szekrény-, tároló igények felmérése

Számold ki, mennyi szekrényre van valóban szükségetek. A túl kevés tárolóhely frusztráló tud lenni és rendetlenséghez vezet.

A túl sok tárolóhely viszont drága, különösen akkor amikor kiszámolod 1m²-re a költségeket.

Ha költöznötök kell – a lehetséges új irodák felmérése

Alaposan nézd meg az új helyszínt. Ha bármi olyan felmerül ami miatt nem úgy működne a tér ahogy szükséges, beszéld meg a tulajdonossal, bérbeadóval.

Amikor szemrevételezed a helyszínt, erre figyelj:

• nézz körül, milyen a környezet, milyen a ház bejárata, van-e nagyobb fa vagy bokrok az épület közelében – ez mindig jótékonyan hat
• nézz távolabbra is – van-e olyan hegyes, éles vonalú épület, kültéri momentum, mely az irodára mutat – ha igen, ez esetben menj tovább
• nézd meg és tudakold meg van-e parkolási lehetőség a dolgozók és az ügyfelek számára, van-e biciklitároló, elektromos és hibrid autótöltő a közelben
• ha „ zöld” Irodára pályázol, tudakold meg alkalmaznak-e napkollektort, esővizes öntözést, esővíz-hasznosító rendszert pl. mosdóöblítés, energiahatékony hűtő-fűtő rendszert, energiaoptimalizált lifteket, biodiverz tetőkertet vagy a környezettudatosság jelen van-e az üzemeltetésben más módon
• az épületen belül nézd meg az iroda tájolását. Legyen északról és keletről nyitottabb az iroda, azaz több, nagyobb ablak
• figyeld meg a tájolást abból a szempontból is, hogy az iroda melyik oldala néz napközben a déli irányokba, mely terek melegednek fel leginkább napközben
• ellenőrizd a légkondicionálót, a szellőzést ( elszívást és oxigénpótlást), internetet és a liftet.
• legyen menekülési útvonal kidolgozva arra az esetre ha véletlenül tűz üt ki
• ellenőrizd le hogy hozzáférhetők e az új helyszín, épület eredeti tervei – ha a terveződ nem férhet hozzá az eredeti tervekhez, kicsit többe fog kerülni a megvalósítás
• jegyezd fel hol van emelt padlószint, hogy ezzel tudj tervezni
• figyeld meg a mennyezeti világítást: korszerű-e – ez befolyásolja a dogozók energiáját
• hasonlítsd össze az esélyes helyszínek költségeit: nincs két egyforma épület, így a költségek is számottevően különbözhetnek.
• kérd el a pontos alaprajzot, hogy biztosan csak annyi alapterületért fizess amennyit birtokba veszel

• nézd meg a különböző adottságú tereket – a furcsa alakú épületek kevesebb használható teret adnak
• kérd meg a terveződet, csináljon egy előzetes tervet: miképp töltené ki az adott teret a céged
• számold ki hány főt tudsz leültetni az adott területen

„Zöld” Iroda cselekvési terv

BREEAM, BREEAM in Use, LEED tanúsítási rendszerek, EU-Green-Building minősítésű irodák

Elsősorban azon cégek számára fontos, akiknél maga a cégfilozófia, a gyártás, termelés és az általános munkavégzés is a fenntarthatóság jegyében zajlik.

Céged Környezetvédelmi, Fenntarthatósági Politikája ( CSR), a közös értékteremtés ( CSV) megmutatkozhat az iroda küllemében, szerkezetében, a beépített anyaghasználatban is.

CSV (Creating Shared Value, vagyis közös értékteremtés) : egy cég versenyképessége és a körülötte lévő közösség egészségessége kölcsönösen függ egymástól. Ahhoz, hogy a cégek túléljenek és fejlődjenek, egy élő és működő társadalomra és környezetre van szükség, amelyért maguk is sokat tehetnek.

A CSV képes lehet a szervezetek beruházásait a saját közösségük felé irányítani, és létrehozni azokat a kapcsolatokat, ahol az üzleti érdek és a társadalmi felelősségvállalás közvetlen kölcsönhatásban működhet. Segítségével a cégek eredményesebbé válhatnak, miközben sokkal nagyobb hatást képesek elérni, mint egyszerű jótékonysággal.

Cél: a kreativitásra helyezi a fő hangsúlyt. Kreativitás + inspiráló környezet = új ötletek, ezek kidolgozása, többletérték termelése a cég számára.

A belsőépítész feladata, hogy az irodai teret inspirálóvá tegye, mert ez teremt többletértéket hosszútávon.

Magyarországon működő cégként magyar tervezők tárgyait is betervezhetitek.

3. LÉPÉS: EGY JÓ CSAPAT A PROJEKTRE

Egy jó csapat azt jelenti, hogy a projekt gördülékenyen fut, ellenben azzal hogy álmatlan éjszakáid vannak.

Megfelelő csapat összeszedése a projektre

Válassz ki egy projekt vezetőt, aki az összekötő pont a menedzsment és a tervező között.

Válaszd ki a szervezésben legmegbízhatóbb és legnyugodtabb embert az irodából és avasd be a projektbe. Olyat válassz, akinek lesz ideje ezzel foglalkozni és valódi segítséged tud lenni.

Be kell vonnod egy döntéshozót a vezetőségből is. Az a személy ideális aki gyorsan tud döntéseket hozni – ne nyúljon a szükségesnél és tervezettnél tovább a projekt időtartama.

A tervező kiválasztása

Amikor eljön a kiválasztás ideje, az alábbiakról kell gondoskodnod:

• Specialista: az iroda tervezés egy speciális tudás, nem keverhető össze más készségekkel. Bizonyosodj meg, hogy a választott terveződ iroda tervezésben tevékenykedett ezidáig. Ezzel időt és pénzt takarítasz meg.
• Hallgasd meg arról, hogy dolgozik: ekkor kiderül milyen módszerrel dolgozik, milyen ütemtervet képzel el, beszélgetni fog-e a dolgozókkal, stb. .
• Jó név a szakmában: a leendő terveződnek jó a híre? Elégedettek az ügyfelei? Kérj elérhetőséget az ügyfeleihez, ez teljesen normális. Személyesen beszélhetsz ezekkel a cégvezetőkkel, akik majd elmondják, elégedettek-e vagy sem.
• Készségek: tud-e 3D fotorealisztikus látvánnyal szolgálni – ez azért szükséges, hogy a megvalósulás előtt már lásd a terven milyen lesz a kész iroda. Szükséges még CAD program a részletes szakipari munkákhoz.

4. LÉPÉS: KÖLTSÉGEK

Ez a rész az amire a pénzügyi igazgató a leginkább kíváncsi: mennyibe fog mindez kerülni.

Költségbecslés készítése

• ha új irodát bérel a cég, kérj be több árajánlatot a különböző irodákra. Jelentősen különböző költségek jönnek majd ki, főleg ha az adottságok különböznek. Vesd össze az ajánlatokat figyelembe véve az adottságokat és a szolgáltatásokat.
• a tervező előzetes költségbecslést tud készíteni, majd később az elfogadott terv alapján pontos költségvetés lesz a berendezésre, beépítendő anyagokra.
• a projekt kivitelezésének megkezdése előtt a tervek alapján a kivitelező cég egy részletes költségvetést ad.

5. LÉPÉS: ALAPRAJZI ELRENDEZÉS – FUNKCIÓK ELRENDEZÉSE

El kell dönteni, kinek hol lesz a helye, milyen területeket mire használ, hol megy keresztül, mekkora távon, szükség van-e technikai szigetre és hol – azaz maximalizálni kell a teret – ebben a tervező szakértelme segít.

Funkció terv

Ehhez az alábbiakra lesz szükséged:

• Helyiségekre méreteire vonatkozó szabványok: meghatározott szélessége van a közlekedőknek, befoglaló mérete a teakonyhának, technikai pontoknak, tárgyalóknak, recepciónak és minden olyan helyiségnek amit használunk és kényelmesen szeretnénk azt tenni. A tapasztalatokkal rendelkező tervező ismeri ezeket a standard méreteket.

Jogszabályok, melyeket a tervező ismer, használ

• Munkahelyi (egészség, biztonság és jólét) körülmények, követelmények – ergonómia
• munkavédelmi követelmények
• Építési szabályok, szabványok
• egyéb szabványok elérése
• Hangszigetelési követelmények, akusztikai segédletek

Nagyteres irodákban, akár 4-6-fős cellairodákban az emberi beszédből eredő hangok, zajok csökkentése

• Tűzvédelmi szabályzat
• Mozgáskorlátozottak és fogyatékossággal élő személyek közlekedésére, helyigényére vonatkozó szabályok
• energiahatékonyságra vonatkozó szabályok
• IT és telekommunikáció: hogy jól működjön a berendezési terved ( funkcióterv), figyelembe kell venned az IT, távközlés, gyengeáram, erősáram hozzáféréseket. Például, emelt padozata van-e az irodádnak, hogy a kábelek könnyedén fussanak? Amennyiben van ilyen, könnyebb dolgod lesz az alaprajzi terved kivitelezésével. Ha nincs, akkor a munkaállomásokat falhoz közel kell tenned vagy mennyezetről jönnek majd le az erős- és gyengeáramú kábelek.
• Rugalmasság és növekedés: egy jól átgondolt terv magában hordozza a jövőbeni változásokhoz, pl. létszámnövekedéshez szükséges változtatások lehetőségeit. Példának okáért egy flexibilis módon használható tér, mely használható munkára és lazulásra, hosszú távon időt és pénzt takarít meg a cég számára, ha egyszer változásra kerül sor.
• Irodai elhasználódás: a legtöbb bérbeadó megköveteli, hogy úgy add vissza a helyiséget, ahogy ő rendelkezésedre bocsátotta, azaz helyreállítást kell végezni.. Ez azt jelenti, hogy minden amit beletettél, bele invesztáltál az irodába azt a távozáskor majd szeretnéd magaddal vinni. Ezt fontold meg, a kezdetkor már, így megóvod magad a későbbi maceráktól.
• A bérbeadó vagy tulajdonos hozzájárulása: minden változtatást le kell egyeztetned a bérbeadóval. A tervcsomagnak amit kapsz, tartalmaznia kell minden változtatást, bontási tervet, kiviteli tervet. Tervezz be időt a jóváhagyásra – lehet, hogy tovább tart mint elsőre gondolnád.

6. LÉPÉS: LÁTVÁNY ÉS STÍLUS

Ez a munka kellemes és élvezetes része: a terveződdel tárgyaljátok meg hogy milyen stílust képviseljen az iroda! Ez igazodhat az épület vagy a cég stílusához is. 21. századi technológia mellett megfér többféle stílus. A cég arculata jó ha tükröződik, a logó megjelenése szükséges a belső térben is.

Igények megfogalmazása – tervezés

• Tarts egy hálózati brainstormingot: vessétek fel a jelenlegi problémákat és hozzatok új kreatív ötleteket az új irodára – de csak online. A hagyományos brainstorming nagyrészt nem hoz igazán kreatív ötleteket.
• Fogalmazd meg mit akar mutatni az iroda már a recepciónál, mit képvisel.
• Ha van időd, böngéssz online képeket a témában: fotók ezrei elérhetők, megéri bogarászni, hogy ráérezz a leendő iroda stílusára, szükségleteire
• tárd az igényeiteket, elképzeléseiteket a tervező elé
• koncepcióterv: kérd meg a terveződet, hogy csináljon egy skiccet vagy egy egyszerű 3D tervet az alap koncepcióról
• hangulatmontázs: kérj prezentációt, a tervezőtől az új irodába bekerülő anyagmintákról, színekről, amiket meg is foghattok, a színeket élőben megnézhetitek.
• fotorealisztikus látványterv: a tervező élethű látványterveket készít a megvalósuló iroda fontos részeiről – ez hűen mutatja, hogy néz ki majd a munkahely, a kiszolgáló területek.
• 3D berepülés vagy bejárás: kérhetsz a 3D látványterv mellé egy virtuális sétát a leendő irodádba

7. LÉPÉS: KONKRETIZÁLÁS, A TERV DOKUMENTÁLÁSA

Milyen anyagok kerülnek be az irodába. Itt az idő, hogy az elfogadott látványterv alapján konkrétan kiválasszátok a burkolatokat, szőnyeget, bútort, szekrényeket, székeket, függönyöket, szöveteket, színeket.

Kipróbált és tesztelt termékek válogatása

• a tervező képes a cég arculatával összhangba hozni a tereket
• olyan termékeket, anyagokat mutat neked, amik az irodai környezet követelményeinek megfelelnek
• figyelembe veszi az ergonómia szabályait
• tudja, hogy az akusztika mennyire fontos
• Az optimális világítással növeli a dolgozók hatékonyságát, fokozza az észlelési területeket, hiszen a kellemes fény meghatározza a hangulatot
• nem feledkezik meg a részletekről: a technikai sziget helye, ruhatárolás, zuhanyzó, tisztíthatóság
• a textilek, szövetek változatossága, a színek fontossága egyre nagyobb szerepet kap
• a zöld növények tisztítják a levegőt és becsempészik a természetet

Válaszd ki a bútorokat

A kollégák az eddig megszokott közvetlen környezetüket, asztalaikat és székeiket fogják a legfontosabbnak tartani. Működj együtt a tervezővel, hogy a lehető leghelyesebb megoldásra jussatok.

• a terveződ árajánlatokat hoz minden termékről, amit javasol
• ha van időd rá, látogassatok meg Iroda Bemutatótermeket, üzleteket: ahol kipróbálhatod a munkaszékeket, tárgyalószékeket, megvizsgálhatod az asztalokat, konténereket.
• csinálj egy „workshopot”: tarts a kollégáknak egy „próbáld ki mielőtt megveszed” szék workshop-ot hogy kipróbálhassák székeiket, mielőtt beruházol. A székek nálatok az irodában pár napig biztos kipróbálhatók.
• kérj független tanácsot: győződj meg róla, hogy a terveződ nem egy irodabútor gyártó cég elkötelezettje.

Tedd „ Zölddé” az irodát

A „ Zöld Iroda Minősítés” tulajdonosának lenni öröm, büszkeség, trendi, de valójában azt jelenti, hogy nemcsak magunkra, hanem a környezetünkre is felelősséggel gondolunk és ebből következően így is cselekszünk. Zöldnek lenni azt is jelenti, hogy alacsonyabbak lesznek az iroda energia költségei.

• válassz ‘zöld’ anyagokat és berendezési tárgyakat, újrafelhasználható vagy újrahasznosított anyagú burkolatot, objektumokat. Ilyenekből számtalan elérhető ma már.
• Légy energia hatékony: egy sor lista van az irodák energiahatékonyságának növelésére.
• Ha fontos ez a szempont a cégnek, mindenképp tedd fontossá a tervezésben is. A valódi energiahatékonyság létrejöttét befolyásolják a dolgozó személyek, a nappali fényviszonyok, textilek, kárpitok, beépített bútorok, stb.
• Energia fogyasztás ellenőrzés: használjon az irodaépület intelligens mérőrendszert az áram, gáz és víz fogyasztásának méréséhez. Ez segít majd fülön csípni ha mégis valahol több energiát használ az iroda ( légkondi, nyomtatók, hűtő, stb.) Pénzt takarítasz meg.
• Újrafelhasználás, újrafeldolgozás, energiacsökkentés: ez nem csak szimpla divat. Például, lehetnének újrahasznált bútoraitok?
• És végül, legyenek kiviteli terveid papíron. Ez az utolsó momentum a tervezésben.

Tipp:

A tervezés és dokumentálás felelősségteljes része a projektnek, mert ez alapján fognak a kivitelezők dolgozni. Időben kell megrendelni minden anyagot, minden tárgyat. Ahogy érkeznek az anyagok, úgy kell szervezni a kivitelezést, szállítást és külön a készbútorok és egyedi bútorok összeszerelését, lámpák be- és felszerelését.

Rendeld a bútort és kiegészítőket független és elismert cégen keresztül, aki tudja, hogy ár-érték arányában melyek a legjobb termékek, nyomással tud lenni a beszállítókra és biztosít arról hogy időben történik a szállítás és az összeszerelés.

Kövesd ezt a hét lépést, hogy simán folyjon az iroda átalakítás projekt.

Lépj kapcsolatba a Mágus Műhely profi csapatával, ha több tanácsra vágysz.